SECRÉTAIRE MÉDICALE
ÉQUIPE MOBILE DE PSYCHIATRIE POUR PERSONNES ÂGÉES (EMPPA) LE CHABRE
PÔLE PERSONNES ÂGÉES HANDICAP

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Fonction

Secrétaire médicale
Fiche Métier : Code Rome M1609 - Secrétariat et assistanat médical ou médico-social.
Liaisons hiérarchiques :

• Direction
• Coordonnateur Général des Soins
• Cadre de pôle
• Cadre du CH BUËCH DURANCE

Pourcentage temps de travail : 40%
Horaires de travail : en cycle fixe de journée

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DÉFINITION

Le/la secrétaire médicale accueille et renseigne les patients, planifie les activités (agenda des consultations, admission, ...) et assure le suivi administratif (dossiers médicaux, convocations, ...) du service.

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PRÉSENTATION DU SERVICE

PÔLE PERSONNES ÂGÉES HANDICAP :

• UNITE MAS SOLEIL ÂME
• UNITE FAM Les 4 Saisons
• UNITE CHABRE
• UNITE BUËCH

Composition :

• 20 lits
• 1 place accueil de jour
• 20 lits
• 50 lits EHPAD
• 15 lits de Gérontopsychiatrie
• 25 lits EHPAD
• 25 lits USLD

L’unité de gérontopsychiatrie du Chabre accueille en hospitalisation libre des personnes âgées de plus de 65 ans, pour des séjours courts d’une durée moyenne de séjour (DMS) de 30 jours, pour des pathologies telles que :

• Morbidité psychiatrique ancienne ou récente
• Dépression
• Troubles psychiatriques
• Troubles psycho-comportementaux
• État Confusionnel aigu (ECA)

Le service accueille des personnes âgées fragiles, dépendantes, nécessitant des soins complexes et une relation soignant-soigné de qualité.

Possibilités de remplacement ponctuel sur les EHPAD et l’USLD.

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MISSIONS GÉNÉRALES

Dans le cadre du projet médical et du projet de service de soin, la secrétaire médicale :

• Accueille et renseigne les familles, patients, et partenaires.
• Gère l’accueil téléphonique et ventile les appels dans le service.
• Est référente d’une ou plusieurs unités de soin pour la gestion et le suivi des dossiers.
• Remplace de manière ponctuelle un membre de l’équipe de secrétaires.
• Prend des notes et rédige les comptes rendus de réunion.
• Contribue à la gestion des dossiers patients et à la délivrance de renseignements aux partenaires, aux patients et à leurs familles.

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ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Accueil et prise en charge des personnes (agents, patients, usagers, etc.)
• Ouverture des dossiers d’entrée et vérification de l'identité des patients
• Gestion du planning des bureaux et des appels téléphoniques
• Transmission des informations aux professionnels concernés
• Prise de rendez-vous, gestion des agendas, et rappels
• Vérification des informations administratives dans le cadre de l’identito-vigilance
• Contrôle de la confidentialité et sécurité des informations
• Tenue à jour des dossiers patients
• Saisie, mise à jour et sauvegarde des données
• Rédaction des comptes rendus
• Conception et rédaction de documents administratifs relatifs au domaine d’activité
• Archivage et gestion des informations administratives
• Formation du personnel aux techniques et procédures liées au secrétariat médical

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SAVOIRS, SAVOIR-FAIRE, SAVOIR-FAIRE RELATIONNEL REQUIS

Savoirs :

• Communication
• Planification des activités
• Droit des patients et textes réglementaires concernant l’hospitalisation
• Bureautique
• Codage des actes
• Organisation interne de l'établissement
• Règlementation des archives
• Secrétariat
• Vocabulaire médical

Savoir-faire relationnel :

• Accueillir, renseigner, et orienter des personnes
• Capacité d'écoute
• Analyser et optimiser des processus
• Identifier et résoudre des erreurs de gestion
• Organiser et classer des données et documents
• Gérer des situations conflictuelles
• Transférer des savoir-faire

Savoir-faire technique :

• Utiliser les outils bureautiques et TIC

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RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FRÉQUENTES

Relations hiérarchiques :

• Coordonnateur Général des Soins : François GIRAUD-ROCHON
• Cadre supérieur du pôle personnes âgées : Myriam AVENA
• Cadre de santé Le Chabre : Mickael CHOURAKI
• Médecin Chef de Pôle : Dr OUMEDJBEUR

Relations professionnelles :

• Usagers et familles
• Autres professionnels de l’établissement
• Partenaires externes : secteur sanitaire, social, médico-social
• Bureau des entrées pour la mise en cohérence des données administratives
• Médecins hospitaliers et de ville
• Organismes d’assurance maladie, mutuelles, sociaux
• Services médico-techniques pour examens complémentaires

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DIPLÔMES REQUIS ET CONDITIONS PARTICULIÈRES

• Diplôme d’AMA (Assistante Médico-Administrative) ou expérience en secrétariat médical exigée
• Permis B