AGENT D'ACCUEIL/SECRÉTAIRE DE LA DIRECTION à

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AGENT D'ACCUEIL/SECRÉTAIRE DE LA DIRECTION

Profils demandés

Expérience

2-4 ans

Niveau d´étude

DUT / BTS / Bac +2

Permis demandé

Niveau de qualification

Cadre

Descriptif du poste

Offre d'Emploi : Agent d'Accueil / Secrétaire de la Direction

La Mairie de Coye-la-Forêt recherche un(e) Agent d'Accueil / Secrétaire de la Direction pour rejoindre son équipe dynamique. Si vous êtes une personne organisée, courtoise, et passionnée par le service public, cette opportunité est faite pour vous !

Vos missions :

1. Dans le cadre de l'État Civil :

Rédaction des actes : mariages, décès, transcription de décès, naissances, reconnaissances, baptêmes

Inscriptions des mentions marginales

Gestion des copies d'actes

Tenue et mise à jour des registres

Réception des demandes d'inscriptions scolaires

Gestion de l'affichage et recensement citoyen

2. Administration Générale :

Accueil physique et téléphonique des usagers avec courtoisie et efficacité

Réponse aux questions des usagers, orientation vers les bons interlocuteurs

Aide à la complétion de dossiers, à la rédaction et mise en forme de formulaires

Remise des documents et suivi des demandes des administrés

Prise en charge des usagers en cas de besoin d'explications ou de contestation

3. Affaires Générales :

Gestion du recensement militaire et de la légalisation de signatures

Assistance dans la gestion des affaires funéraires

Suivi des élections en collaboration avec l’assistante

4. Urbanisme :

Accueil et orientation des administrés concernant les demandes en urbanisme et aménagement du territoire

Enregistrement des dossiers (permis de construire, permis d'aménager, DP, DIA, etc.)

Rédaction de certificats d'urbanisme, certificats communaux, certificats d'alignement et attestations

Interface avec les prestataires locaux et les services fiscaux référents

5. Secrétariat de la Direction :

Organisation et classement des documents administratifs

Rédaction de courriers et gestion des communications internes

Suivi des tâches administratives liées aux ressources humaines et à la comptabilité

Votre profil :

Savoirs :

Maîtrise des techniques d’accueil et de secrétariat

Compétences dans la gestion des appels téléphoniques et la communication avec les usagers

Connaissance des procédures et du fonctionnement des collectivités territoriales

Maîtrise des logiciels bureautiques (Excel, Word) et des logiciels spécifiques (Berger Levrault, Gescime, Romuald)

Savoir-faire :

Accueillir le public avec professionnalisme et courtoisie

Utiliser efficacement le standard téléphonique et filtrer les demandes

Gérer les priorités et organiser son temps de manière autonome

Savoir-être :

Sens de l’accueil, réactivité et disponibilité

Rigueur, organisation et discrétion

Aisance relationnelle, capacité d’adaptation et goût pour le travail en équipe

Discrétion et diplomatie dans les échanges

Conditions de travail :

Poste à pourvoir par concours externe ou interne pour un Adjoint Administratif

Travail de bureau en binôme avec un agent administratif polyvalent

Poste fixe avec des horaires fixes et variables (35 heures par semaine)

Tenue vestimentaire soignée et adaptée à l’accueil du public

Localisation : Coye-la-Forêt, sous la direction de la Directrice Administrative et du Maire

Si vous êtes motivé(e) à contribuer au service public et souhaitez rejoindre une équipe engagée, nous vous invitons à postuler pour ce poste enrichissant et varié.

Candidature :

Merci d'envoyer votre CV et lettre de motivation à l'adresse suivante : a.tateossian@coye.fr

Info Annonceur – Mairie de Coye-la-Forêt

La Mairie de Coye-la-Forêt est une institution au service de ses habitants, engagée pour améliorer le cadre de vie et répondre aux besoins de la communauté. Située dans un cadre verdoyant, notre commune est en constante évolution, offrant à ses citoyens une qualité de vie unique.

Dans le cadre de notre engagement à proposer des services publics de qualité, nous publions régulièrement des annonces pour pourvoir divers postes au sein de nos équipes municipales. En rejoignant la Mairie de Coye-la-Forêt, vous intégrerez une équipe dynamique, conviviale et à l’écoute, engagée dans l’amélioration continue de la commune et le bien-être de ses administrés.

Pourquoi rejoindre la Mairie de Coye-la-Forêt ?

Un environnement de travail agréable : La commune offre un cadre paisible, avec une équipe solidaire et une proximité avec les administrés.

Des missions variées et valorisantes : Vous serez impliqué(e) dans des projets au service de la collectivité, contribuant ainsi à l'amélioration du cadre de vie de la commune.

Une forte implication au service du public : Vous serez acteur(trice) dans le développement et la gestion des services municipaux, en lien direct avec les habitants.

Un engagement envers le bien-être et l’épanouissement de ses équipes : Nous valorisons la formation continue, l’éco-responsabilité et le travail en équipe.

Si vous souhaitez en savoir plus sur nos opportunités professionnelles ou postuler pour l'un de nos postes, consultez nos offres disponibles sur notre site internet ou contactez notre service des Ressources Humaines.

Mairie de Coye-la-Forêt

Adresse : [adresse physique de la mairie]

Téléphone : [numéro de téléphone de la mairie]

Email : [email de contact]

Site internet : [lien vers le site de la mairie]

Horaires d’ouverture : [heures d’ouverture de la mairie]

Nous avons hâte de vous accueillir au sein de notre équipe pour contribuer ensemble à l’avenir de notre belle commune !

Activité de la Mairie de Coye-la-Forêt

La Mairie de Coye-la-Forêt est au cœur de la gestion quotidienne de la commune, et elle est chargée de répondre aux besoins des citoyens tout en veillant au bon fonctionnement des services municipaux. Nous avons pour mission de faciliter la vie des administrés en offrant un environnement agréable et fonctionnel, que ce soit au niveau de l’urbanisme, de l’état civil, de la gestion des espaces publics ou encore de la mise en place d’événements et d’animations.

Nos principales activités sont les suivantes :

Gestion de l'État Civil : Nous nous occupons de la rédaction des actes (mariages, naissances, décès, reconnaissances), de l’inscription des mentions marginales, de la mise à jour des registres, et de la délivrance de copies d’actes pour nos administrés. La gestion du recensement citoyen et des inscriptions scolaires fait également partie de notre rôle.

Services Techniques : Nous assurons l’entretien et la mise en valeur des espaces publics, des voiries et des bâtiments municipaux. Nous intervenons pour des travaux de maçonnerie, de maintenance du mobilier urbain, ainsi que pour la gestion des espaces verts. Nos équipes interviennent aussi pour le nettoyage du marché, l’installation des bureaux de vote, et le salage en hiver.

Administration Générale : Notre équipe prend en charge les demandes des usagers via l’accueil physique et téléphonique, répond à leurs questions, aide à compléter les démarches administratives et oriente vers les services compétents. Nous gérons également les affaires funéraires, les élections, et le recensement militaire.

Urbanisme : Nous traitons les demandes liées à l’urbanisme, y compris les permis de construire, les permis d’aménager, les déclarations préalables et d'intention d'aliéner (DIA), et les certificats d’urbanisme. Nous assurons également la transmission des dossiers aux services fiscaux et aux partenaires extérieurs.

Événements et Animations : La Mairie organise des événements et des animations pour la communauté, contribuant ainsi à dynamiser la vie locale. Ces événements sont souvent liés aux fêtes locales, à la culture ou à des initiatives solidaires, et notre équipe assure la logistique et la mise en place des équipements nécessaires.

Engagement au service des citoyens :

Nous plaçons la proximité et la réactivité au cœur de nos actions. Chaque jour, nous travaillons pour que nos administrés bénéficient de services de qualité, dans un esprit d’écoute, d’accessibilité et de respect. En tant qu’équipe municipale, nous mettons tout en œuvre pour que Coye-la-Forêt soit une commune agréable à vivre, tout en répondant aux besoins de chacun.